Généralités

La comptabilité est-elle obligatoire ?

Loi 1901

La loi du 1er Juillet 1901 relative au contrat d’association n’édicte aucune prescription en matière comptable.
En réalité, la tenue d’une comptabilité est une obligation de droit pour certaines associations, une obligation de fait pour toutes les autres.

Les obligations de droit

Loi du 1er mars 1984

Les associations d’une “certaine taille” sont tenues d’établir des comptes annuels (comprenant le bilan, le compte de résultat, l’annexe et le rapport de gestion) et de désigner au moins un commissaire aux comptes et un suppléant.
Sont considérées comme d’une “certaine taille” les associations qui dépassent deux des trois critères suivants à la fin de l’exercice ou de l’année civile :

• 50 salariés
• 3,1 millions € HT de chiffre d’affaires ou de ressources
• 1,550 millions € au total du bilan

Sont considérées d’une taille très importante, les associations qui remplissent l’un des deux critères suivants pendant deux exercices successifs :

• 300 salariés
• 18 millions d’euros de chiffre d’affaires ou de ressources

Ces associations sont tenues, outre les obligations des associations dites d’une certaine taille, d’établir des documents liés à la prévention des difficultés des entreprises :

• Au semestre : situation de l’actif réalisable et du passif exigible
• Annuellement : tableau de financement, plan de financement, compte de résultat prévisionnel
• Rapport annuel écrit sur l’évolution de l’association

Ces deux catégories d’association sont tenues d’appliquer les principes et méthodes comptables définis dans le Code de Commerce.

Loi du 6 juin 2001

Afin de faciliter l’information des habitants, les communes de 3 500 habitants et plus ont l’obligation de mettre à disposition de toute personne, pour consultation, des documents budgétaires comportant en annexe la liste des subventions attribuées aux associations.
Dans cette annexe doit figurer le bilan certifié conforme des associations auxquelles la collectivité a garanti un emprunt ou versé une subvention supérieure à 153 000 euros (au 01/01/2006) ou représentant plus de 50 % du budget de l’association.
Ce qui implique la production chaque année d’un bilan pour ces associations. Lorsque le montant de la subvention est supérieur à 45 735 euros, une convention doit être passée entre l’association et la collectivité payante.

Loi du 29 janvier 1993

Obligation de nommer un commissaire aux comptes et de déposer leurs comptes en préfecture lorsque l’association bénéficie d’aides annuelles de l’Etat ou des collectivités totalisant plus de 153 000 euros.

Autres cas d’obligation de droit

• Groupement politique (loi du 11.03.1988)
• Associations ayant une activité commerciale
• Associations ayant une activité imposable
• Associations ayant la qualité d’employeur
• Associations reconnues d’utilité publique

Les obligations de fait

Obligations statutaires

Les associations qui ne sont pas soumises à une réglementation comptable particulière sont uniquement tenues de respecter les éventuelles dispositions à incidences comptables contenues dans leurs statuts. C’est une des règles fondamentales des associations. Or, selon les statuts types proposés aux associations déclarées, à titre purement indicatif (mais ils sont habituellement
retenus), “le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’assemblée générale ”ordinaire”.
Toutefois, la tenue d’une comptabilité fiable et probante est recommandée compte tenu de la responsabilité des dirigeants en matière comptable. Toute association, lorsqu’elle n’y est pas contrainte par un texte législatif est libre de nommer un commissaire aux comptes.

Informations financières

Les membres adhérents doivent recevoir de bonnes informations financières afin de prouver que les fonds sont utilisés dans le cadre de l’objet social de l’association.

Demande de prêts

La production des comptes est indispensable à l’octroi de prêts ou de subventions.

Gestion

La tenue d’une comptabilité permet de gérer plus efficacement les moyens financiers et matériels qui leurs sont confiés.
Enfin, il serait erroné de croire que la comptabilité est l’apanage du secteur commercial ou du secteur public ; il s’agit, en réalité d’une méthode générale d’enregistrement des mouvements de valeurs et d’analyses économiques applicables au secteur associatif comme ailleurs.

L’organisation comptable

Un trésorier est obligatoirement élu dans chaque association.
Son rôle est, pour les non-initiés, mal interprété car il peut évoquer des montagnes de paperasses, des additions à n’en plus finir, des pourcentages qui se chevauchent et pour couronner le tout, le trésorier est aussi celui qui peut freiner l’enthousiasme des autres quand des projets naissent au sein du comité directeur.
En réalité, sa fonction principale consiste à veiller sur les mouvements financiers et de tenir la comptabilité. Cela peut être envisagé de manière simple. Il suffit de mettre en place, dès le début, l’organisation qui convient pour effectuer ces tâches.
Quelques petits conseils peuvent aider à y parvenir.

Exiger les pièces justificatives

Un des principes majeurs de toute comptabilité est que toute écriture comptable doit s’appuyer sur une pièce justificative.
Pour les recettes, rien de plus simple. Il suffit d’acheter dans le commerce un carnet à souche de reçus. Si le nombre de membres est important il est recommandé d’ouvrir un registre des cotisations où seront indiqués le nom, adresse, montant et date de la cotisation reçue ainsi que le mode de paiement (chèque, espèce...).
Côté dépenses, une pièce comptable justifiant le décaissement doit être exigée auprès des bénéficiaires et pour éviter des recherches ultérieures fastidieuses, il est souhaitable d’inscrire sur chaque pièce comptable comment elle est réglée (n° du chèque, date...). Pour les petits montants (pourboires, timbres), un document interne peut être spécialement créé avec les informations ci-dessus indiquées.

Le talon de chèque

Il n’est pas, même s’il comporte toutes les indications nécessaires, un justificatif de frais. Il indique qu’un paiement a été effectué, rien de plus.
Les vrais justificatifs sont les factures et les notes de frais complétées par le numéro du chèque qui a permis d’honorer la dette, le nom de la banque et la date de paiement.

L’archivage

Après enregistrement, les pièces justificatives doivent être méthodiquement rangées. Les factures et notes de frais sont archivées chronologiquement dans un classeur. Un classeur par exercice comptable sera, de préférence, utilisé.
Un autre classeur servira à classer les documents provenant de la banque (relevés bancaires, bordereaux de remise de chèque, avis de virement...).
ées séparément.
La législation fiscale impose de conserver pendant six ans seulement les pièces comptables, mais le code du commerce prévoit dix ans. Il faut aussi savoir que le délai général de reprise de l’administration fiscale est limité à trois ans. Par sécurité il est conseillé de prévoir l’archivage pendant dix ans et pendant trente ans pour tout ce qui touche à l’immobilier (quittances de loyer, bail, emprunt...).
Il est conseillé de conserver indéfiniment les documents sociaux (bulletins de paie, déclarations sociales.... minimum 5 ans).

Ce qu’il faut retenir

Le bon trésorier est celui qui arrive à mettre en place une organisation comptable adaptée à l’association et permettant un suivi clair et précis des mouvements financiers.

 La banque

Ouvrir un compte

Pour ouvrir un compte, l’association doit fournir :

• Une copie du Journal Officiel
• Une copie du récépissé préfectoral de déclaration
• Une copie de la désignation des membres du bureau
• Une copie de l’autorisation donnée au président ou au trésorier pour effectuer les opérations financières

Compte géré

La banque peut le faire fructifier au jour le jour en achetant des valeurs mobilières de placement (SICAV, comptes à terme...).

Prêts court terme, moyen terme et facilités de trésorerie

Pièces à joindre en vue de déposer une demande de prêt :

• Statuts de l’association : ils doivent comporter une clause prévoyant le recours éventuel à l’emprunt soit pour les besoins courants de trésorerie soit pour le financement d’investissements ou habiliter le conseil d’administration à y avoir recours dans le cadre du mandat de gestion qui lui a été confié
• Photocopie du récépissé de déclaration à la préfecture
• Photocopie de l’annonce parue au Journal Officiel
• délibération du conseil d’administration autorisant l’emprunt et mandatant la personne qui la représentera à la signature du contrat de prêt
• Documents comptables des trois derniers exercices arrêtés (bilans, comptes d’exploitation, budgets arrêtés)
• Compte d’exploitation prévisionnel, budget prévisionnel
• Plan mensuel de trésorerie sur l’exercice à venir
• Justificatifs des dépenses envisagées

 La comptabilité

La comptabilité des petites associations

Dans les petites associations, notamment celles qui n’emploient pas de personnel salarié, il est possible de limiter les tâches comptables à l’enregistrement en cours d’exercice des recettes et des dépenses (compte de trésorerie).

Durant l’année

Tenue du livre “journal”
Il sert à recenser les recettes et les dépenses, appuyé de pièces justificatives classées puis archivées.

Tenue de comptes

Ne pas oublier de commencer l’année en reportant les soldes de départ. Les opérations sont enregistrées dans l’ordre chronologique, le numéro étant reporté sur la pièce justificative.
Certaines opérations peuvent faire l’objet d’un regroupement. Par exemple, les cotisations réglées le même jour par caisse peuvent faire l’objet d’une seule écriture.

• En fin d’année
  Il est procédé au recensement des biens, des créances et des dettes, qui, venant s’ajouter aux informations recueillies dans le livre “journal”, vont permettre d’établir les états financiers de fin d’année.
  Deux états sont nécessaires : le bilan et le compte de résultat.
• Le bilan
  C’est une situation d’ensemble du patrimoine de l’association. Il comprend deux parties ; la partie de droite, le passif, permet d’informer d’où vient l’argent ; la partie de gauche, l’actif, permet de recenser les moyens d’activité de l’association.
  La différence entre l’actif et le passif constitue la valeur de l’association (ou fonds associatif) à la date du bilan.

Les Postes du bilan

A l’actif

• Les immobilisations : ce sont les biens durables plus les immobilisations
financières (ex : dépôts de garantie)
• Les stocks d’objets que vous destinez à la vente
• Les créances que vous détenez (ventes à autrui)
• Les placements (valeurs mobilières de placement SICAV, comptes à terme...) et
  la trésorerie disponible (banque, caisse)

Au passif

• Les capitaux propres de l’association
• Les dettes financières (emprunt bancaire par exemple)
• Les dettes diverses (à des fournisseurs, à des membres de l’association...)
• La trésorerie négative (découvert bancaire)

Le compte de résultat

Il convient d’adapter les intitulés de poste selon les caractéristiques de votre association.

 Vos contacts

• Le Crédit Agricole
• Un expert comptable